ما هي المراحل التي يجب احترامها في تصنيف الوثائق الادارية؟

 ما هي المراحل التي يجب احترامها في تصنيف الوثائق الادارية؟

الاجابة هي :

تصنيف الوثائق الإدارية هو عملية تنظيم الوثائق وفرزها وتصنيفها وترتيبها وفقًا لنظام محدد يعكس هيكل وظائف المؤسسة أو المنظمة. وتتم هذه العملية عادةً على مراحل، ومن بين هذه المراحل:

1- مرحلة الفرز: تتمثل في فرز الوثائق وفقًا لمحتواها وطبيعتها ومصدرها وتاريخها، ويتم في هذه المرحلة التخلص من الوثائق التي لا تحتوي على أي قيمة إدارية أو تاريخية.

2- مرحلة التصنيف: تتمثل في تصنيف الوثائق وفقًا لنظام محدد يعكس هيكل وظائف المؤسسة أو المنظمة، ويتم في هذه المرحلة تحديد فئات الوثائق والرموز المستخدمة لتمييزها.

3- مرحلة الترتيب: تتمثل في ترتيب الوثائق ضمن كل فئة وفقًا لتسلسل زمني أو أبجدي أو موضوعي أو أي ترتيب آخر يتم اختياره.

4- مرحلة الوصف: تتمثل في توثيق معلومات حول الوثائق المصنفة، مثل العنوان والتاريخ والموضوع والمؤلف والرمز المستخدم للتصنيف وغيرها من المعلومات الإدارية الأخرى التي تساعد على التعرف على الوثيقة واستخدامها في المستقبل.

يتم احترام هذه المراحل في تصنيف الوثائق الإدارية لضمان تنظيم الوثائق وسهولة الوصول إليها واستخدامها في المستقبل، وتسهيل عملية الإدارة والتخزين والحفظ والتخلص من الوثائق بطريقة صحيحة وفعالة.