اشرح بالتفصيل كيف تفعل عملية التخطيط

 اشرح بالتفصيل كيف تفعل عملية التخطيط

الاجابة هى :

إن تفاوت نسبة نجاح التخطيط من خطة إلى أخرى يرجع إلى مجموعة كبيرة من الظروف و العوامل التي يمكن ترجمتها بمجموعة من الخصائص التي لابد من توفرها من اجل نجاح العملية التخطيطية و من أهمها :

1- أولوية التخطيط : يقضي هذا إعطاء التخطيط المرتبة الأولى في النظام الإداري للمنظمة، لان التخطيط هو الذي يحدد أهدافالمنظمة و بيعة العلاقات داخل المؤسسة و نوعية الموارد البشرية المطلوبة و توجيه نظام الإدارة و النظام الرقابي .

2- الواقعية : لكي تحقق الخطة غايتها لابد أن تكون هناك نظرة شاملة للواقع الاقتصادي للمؤسسة ، هذا من خلال الدراسة العلمية الدقيقة للتعرف على مواردها المالية و إمكاناتها البشرية ، الشيء الذي يسمح بوضع خطة سليمة تحقق غايتها في حدود هذه الإمكانيات .

3- الشمولية : التخطيط مهمة كل مسؤول حسب وظيفته داخل المؤسسة ، فالتخطيط يكون اشمل أكثر على مستوى الإدارة حيث أن خطط الإدارات الوسطى و الدنيا تنتج و تنبثق من خطط المستوى الأعلى.

4- التنسيق : التنسيق ضروري في عملية التخطيط حيث لابد أن يكون التناسق بين الأهداف و الوسائل المتبعة لتحقيقها ، و هذا لكي لا تتعارض الأهداف و الوسائل فيما بينها بغرض الوصول للهدف الرئيس .

المرونة : لابد للخطة عند وضعها أن تكون مرنة و هذا حتى تسهل عملية تعديلها عند اكتشاف أن وضع الخطة غير سليم و أن هناك ظروف واقعية تعيق عملية تحقيق الأهداف .

5- الإلزام : إن هذا المبدأ مهم جدا في التخطيط لان انعدام هذا الأخير يخول للأطراف المعنية بتنفيذ الخطة التهاون في تنفيذها و هذا ما يؤدي إلى تعطيل سير وتيرة النمو و التطور في المؤسسة ، لذلك لابد من المسائلة و المحاسبة حتى يتم تنفيذ الخطة بكاملها للوصول إلى الهدف الأساسي .

يمكن تلخيص خطوات التخطيط بالمراحل التالية :

1- الإعداد للخطة وجمع المعلومات:

وهي مرحلة جمع المعلومات والبيانات والإحصائيات الاقتصادية والاجتماعية والسكانية والدخل القومي وتحديد مجالات استخدامها في مراحل الخطة . وقد يكون ذلك ضرورة في التخطيط الاقتصادي , ولكن لاتستغنى إي خطة عن المعلومات لابد من إعدادها ففي مجال الأعمال لابد أن ندرس السوق المنافسة والسلع المنافسة ودخول الأفراد واتجاهاتهم .

2- التنبؤ ووضع افتراضات التخطيط:

تلك الافتراضات التي سوف تبنى عليها الخطة , لابد أن نحدد افتراضاتنا الأساسية , وهي مرحلة ملازمة لكل بحث أو مقدمة لاتخاذ كل قرار.

3- تحديد وتعريف الأهداف:

ويعني تحديد الأهداف الإجابة عن السؤال التالي : اين نريد ان نذهب في حدود الأهداف المحددة ؟ إذ إن الهدف هو النهاية التي يرغب الخطة بلوغها , وكيف لنا الوصول إليه والأهداف المنوعة , منها تحقيق الربح او تقليل التكاليف أو تحقيق هف جماعي , ولابد من التفريق بين الأهداف الأساسية والفرعية .

كما لابد تحديد أهداف الأقسام والوحدات التنظيمية ومن خلال هدف المنظمة الأساسي.

4- تحديد البدائل :

وتعني بذلك الإجابة عن السؤال التالي : كيف يمكننا تحقيق ما نصبوا اليه ؟ وتطوير هذه البدائل , ومراجعة الموارد المتاحة , ان تقييم البدائل يخضع الى العديد من الضوابط منها ما يحقق البديل وكفاءته وما يحتاجه البديل من متطلبات وموارد.

5- اختيار البديل الأمثل :

البديل الذي يوصلنا لأهدافنا , وبمقارنة كل بديل بالعوامل المختلفة , كنقاط الضعف والقوة في المنظمة, وملائمة البديل ومردود في الزمن القصير والطويل , فقد يكون البديل ملائماً في الوقت الحاضر ولكنه قد يخلق من المشاكل والسوابق في المستقبل.

6- تقرير خطوات العمل :

وخطوات العمل تعني سبل التطبيق للبديل الأمثل , فقد لاتنجح الخطة ان سلكت طريقاً أو خطوات عمل غير ملائمة وان تحدد الإجراءات التي تتطلبها خطوات العمل وتحديد المسؤولية في كل خطوة.

7- الإقرار :

إي لابد أن تقر الخطة من قبل الإدارة قبل التنفيذ ويعني ذلك موافقة الإدارة عليها وإجازتها .

8- التنفيذ والمتابعة :

وقد يتطلب تجزئة الخطة وبيان متطلبات سواء كانت المتطلبات مالية او بشرية أو فنية.

أما المتابعة فقد تأخذ إشكالا متعددة وبأساليب مختلفة ولكنها لا تخرج عن متابعة التنفيذ , وتشخيص الانحرافات بهدف تصحيحها.