كيفية كتابة تقرير الجرد السنوي

أ- تأكد من خلال الملاحظة انه تم تشكيل اللجان الكافية لكل مخزن وتقسيم كل مخزن إلى مناطق لأغراض الجرد.

ب- تأكد من خلال الملاحظة انه تم تعيين مشرفين أكفاء (فنياً وإدارياً) لكل منطقة مع فرق عمل للقيام بأعمال العد والحصر من أشخاص مؤهلين فنياً تحت قيادتهم ، علي أن يكون شخص واحد في كل مجموعة مسئولاً عن العد والآخر للتسجيل والتأكد من العد وعليك ان تقارن بين تعليمات الجرد التى ارسلتها ادارة الشركة لك من حيث لجان الجرد واعضاء ورؤساء كل لجنة من خلال التعليمات المرسلة من قبل الشركة واسماء القائمين فى لجان الجرد بالفعل و استفسر عن اسباب اى تغيرات طرأت فى تشكيل لجان الجرد ودون ملاحظاتك

ج – تأكد من خلال الملاحظة انه يتم استخدام علامة توضع علي المخزون الذي تم جرده مثل علامة بالقلم الماركر المميز لعدم القيام بالعد مرة اخرى.

د – تأكد من خلال الملاحظة من وجود نماذج نمطية مرقمة مسبقاً لتسجيل الجرد مع وجود نظام لصرف واستعادة هذه النماذج للتأكد من أن جميع المناطق قد تم جردها وتسجيل محتوياتها وأنه قد تم الاحتفاظ بسجلات وافية عن نتائج الجرد مع استيفاء التوقيعات من المشاركين فى الجرد على هذه الكشوف.

هـ- تأكد من خلال الملاحظة انه تم إيقاف حركة المخزون خلال عملية الجرد أو رقابتها عن قرب.

و – تأكد من خلال الملاحظة انه لن يتم التعديل فى الكشوف التى تم الجرد عليها ودعم ذلك من خلال اخذ نسخة ضوئية من كشوف جرد بعض بنود المخزون الهامة نسبياً لمقارنتها بالكشوف النهائية فيما بعد.

كما يجب عليك ملاحظة ما يلي:

أ- ملاحظة انه تم حفظ البضائع علي ارفف أو علي حوامل مع توصيف كامل لكل صنف بموجب بطاقات صنف

ب- ملاحظة انه تم حماية البضائع من التلف ومن الاختلاس عن طريق منع الدخول للمخازن" إسال واستفسر عن نسخ مفاتيح المخازن والسجلات الخاصة بتسليم تلك المفاتيح فى الاجازات والورديات" وتأكد من سلامة جدران وحوائط المخزن والنوافذ من خلال الملاحظة وان المخزن غير مكشوف على حسب طبيعة البنود الموجودة بالمخازن والعوامل المؤثرة فيها وكذلك عوامل الامن والسلامة فى المخزن من توافر انظمة مكافحة الحريق من عدمها وملاحظة تواريخ صلاحية وسائل الامن والسلامة" طفايات الحريق" مثلاً وكذلك وثائق التامين الخاصة بالمخازن و المخزون وامين المخزن متنساش تسأل عليها الإدارة علشان لو عايز تكتب تقرير منفصل عن الجرد تدخلها معاك بالمرة.

ج – لاحظ انه تم تحديد و فصل البضائع المحتفظ بها لصالح الغير ، والأصناف بطيئة الحركة عن باقى اصناف المخزون ويا سلام لو عينك لاحظت تواريخ الصلاحية لبعض الاصناف متنساش تدون ملاحظاتك عن الاصناف المنتهية والتى قاربت على الإنتهاء

د – لاحظ ترتيب المنطقة التي يجب تغطيتها بإجراءات الجرد والتي يجب أن تكون مرتبة و نظيفة.

حاجة اخيرة إجراءات القطع

قم بتدوين رقم أخر فاتورة مبيعات و آخر إشعار شحن و أخر اذون صرف واضافة بالمخازن فى نهاية العام و التي تمت قبل البدء فى عملية الجرد .